PLANEAMIENTO Y CONTROL EN ESCENARIOS CAMBIANTES
Es por todos sabido que existen hoy en el mundo oscilaciones económicas diversas que convierten a nuestro planeamiento estratégico en una herramienta a veces poco creíble . Sin embargo, existe remedio para ello, anticipándose a través de la planificación en diferentes escenarios(optimista, medio, pesimista, etc.)
Adicionalmente, la sistematización de nuestra información que permitará la comparación con cifras del mercado hotelero/gastronómica Esas son las formas de quitarle incertidumbre a la planificación del establecimiento
.Para ello , la planificación de utilidades requiere un sistema de contabilidad por áreas de responsabilidad y dentro de una estructura primaria, pueden emplearse clasificaciones secundarias de costos, ingresos y otros datos financieros
Resumiendo, obtendríamos un esquema de exposición de resultados como el siguiente :
INGRESOS
*HABITACIONES
*ALIMENTOS Y BEBIDAS
*OTROS DEP. OPERATIVOS
*ALQUILERES Y OTROS INGRESOS
TOTAL DE INGRESOS
Menos :
GASTOS DEPARTAMENTALES
*HABITACIONES
*ALIMENTOS Y BEBIDAS
*OTROS GASTOS DEPARTAMENTALES
TOTAL GASTOS DEPARTAMENTALES
=
BENEFICIOS BRUTOS DEPARTAMENTALES
Menos:
GASTOS OPERATIVOS NO DISTRIBUIDOS
*ADMINISTRACION
*MARKETING
*HONORARIOS DE FRANQUICIA
*SERVICIOS PUBLICOS
*MANTENIMIENTO
TOTAL GASTOS OPERATIVOS NO DISTRIBUIDOS
GANANCIA OPERATIVA BRUTA
Sin embargo, en los últimos años se visualiza un menor alcance de las ganancias planeadas ,sobretodo por una imposibilidad de un crecimiento parejo entre tarifas , costos y gastos .
Corregidos los efectos de los escenarios cambiantes, seguramente llegaremos a la conclusión de la necesidad de disminuir los costos y gastos.
Sabemos que la composición de estos rubros es:
Costos directos hotelería : amenities y desayuno
Costos directos gastronomía : alimentos y bebidas
Mano de Obra :
sueldos y cargas sociales
comida del personal
uniformes del personal
capacitación
Gastos :
alquiler
servicios (luz, gas, agua, teléfono, etc.)
reparaciones
reposiciones
publicidad y promoción
impuestos
gastos financieros
gastos de administración
franquicias
Medidas respecto de los costos
En este punto debemos optimizar la cadena de costos operativos (compra, almacenamiento y producción); para lo cual debemos:
Negociar permanente con los proveedores para mejorar las condiciones de compra
Ampliar las fuentes de abastecimiento
Generar competencia entre los proveedores
Desarrollar menos insumos
Cumplir con las normas de recepción y almacenamiento de mercaderías
Cumplir con lo establecido en las recetas estandarizadas
Controlar los desvíos de consumo y el incremento de desperdicios
Medidas respecto del personal
Las medidas en este punto comienzan desde la selección del personal, por lo que habrá que definir con total claridad el puesto para incorporar al establecimiento el perfil adecuado. Sin embargo es probable que ya contemos con personal que viene con viejos “hábitos”, en este punto es de fundamental importancia la capacitación
Respecto de los otros gastos es necesario analizar cuales pueden reducirse o eliminarse.
Alquiler, existe la posibilidad de renegociar el contrato si el mercado es favorable respecto de este proceder.
Mantenimiento, siempre es mejor invertir adecuadamente en las instalaciones en el momento cero, sin embargo, se producen muchos gastos de mantenimiento como consecuencia del uso inadecuado de las instalaciones y maquinarias por parte del personal. En este punto es necesaria también la capacitación ya sea por parte del proveedor o por la persona encargada de esta función en el establecimiento.
Publicidad, las acciones publicitarias deben estar concentradas y formar parte de un plan estratégico; aisladas no sirven para nada. En este punto es necesario hacer mediciones de los resultados obtenidos (análisis de sensibilidad); por ejemplo si hemos realizado una campaña para atraer más clientes debemos preguntar a nuestros nuevos clientes como llegaron a nuestro establecimiento
Como se investiga el origen de las variaciones presupuestarias?
A través de reuniones periódicas con los responsables operativos del Hotel.
Analizando las condiciones de trabajo y su carga horaria, coordinando la actividad y la supervisión.
Mediante auditorias externas o internas.
Que información se requiere para el análisis de las variaciones?
Cantidad de habitaciones/cubiertos vendidos
Tarifa promedio/ticket promedio
Upgrades, complimentary -/Menúes ejecutivos, promocionales y especiales
Entre otros aspectos importantes de análisis, podríamos mencionar, alcance de tarifa, tarifa mínima, ratios de ocupación de personal, incidencia de indirectos, etc
En base a nuestra experiencia en todo el país, recomendamos la utilización de la herramienta presupuestaria ya que en primer lugar alivianará la incertidumbre en escenarios cambiantes y además podrá utilizarse como un elemento para el control de eficiencia
Dr.Fernando Salas.
Director General de Fs Consultores Hotelero/Gastronómicos .
Capacitador de Fehgra
Docente de Economía y Gestión del Turismo (UBA)
